La factura electrónica se acerca

Si bien la mayoría de las empresas que lo instrumentaron lo hicieron por motivos de optimización y reducción de costos, estos no han sido suficientes para llamar la atención de los empresarios y operadores para cambiar de manera radical la manera en que hoy generan facturas y contabilizan sus movimientos.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha anunciado que a partir del 2011 será obligatorio que todas las facturas mayores a 2,000 pesos (con excepciones mínimas) tendrán que ser como Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), lo cual ha generado una serie de movimientos interesantes, desde los oportunistas hasta atractivas soluciones por su economía e inteligencia aplicada.

El CFD podrá ser utilizado en su forma como ingreso, egreso o traslado.

Cuando revisamos los beneficios de la Factura Electrónica, la mayoría van a la reducción de costos y optimización de recursos, el uso de sistemas computacionales y la sombra de la fiscalización, son de las principales razones que han inhibido la adopción del uso de los CFDs, pero entonces, ¿qué se necesita para que cualquier empresa haga uso de estos instrumentos?



Un cambio

Recientemente tuve la oportunidad de participar en una Feria de Transportistas en una pequeña población al norte de Puebla. En este evento, más del 99% de los asistentes no sabían, y lo más importante, no les interesa conocer acerca de la famosa Factura Electrónica.

Sin duda, éste será uno de los grandes retos de la adopción del CFD como documento de intercambio de propiedad. Se sabe que el 98% de las empresas en México son clasificadas como Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes), donde muchas de ellas no cuentan con procesos formales para la generación de una factura, más difícil contar con un encargado de sistemas, o sistemas en sí.

La única forma de hacerles saber que tendrán que hacer facturas de forma electrónica para el año que entra es mediante el intercambio de información que se tenga con ellos, que eso les recuerde que tendrán que cambiar, además de contar con un programa de educación continua y seminarios que enseñen a las empresas y sus contadores el qué, cuándo y cómo de la Facturación Electrónica a todos los niveles así como los beneficios que pueden tener al incorporarlo como parte de la empresa.

Algo que pocos han percatado es al ciudadano de a pie, aquel que no tiene la necesidad de generar CFDs pero que en algún momento tendrá que recibirlos, validarlos y resguardarlos como hoy lo hace con cualquier factura de auto o electrodoméstico. Necesitamos tener información para todos y para todos los casos.



Tiempo de implementación


En números redondos, son 5 millones de entidades las que necesitan contar con nuevos medios para generar CFDs, mismos que tienen que contar con Firma Electrónica Avanzada (FIEL), con el cual solicitarán un Certificado de Sello Digital, series y folios para hacer sus Comprobantes Fiscales Digitales.

Cada una de ellas tiene que pasar por una oficina del SAT y hacer el trámite, que es posible ya tengan FIEL, pero requieran del resto, así como un sistema para la generación de los CFDs que en conjunto tomará entre una semana y 9 semanas contar con procesos probados para estar preparados y realizar Facturas Electrónicas. Se trata de que los contribuyentes estemos a la vanguardia que ofrece la nueva tecnología del siglo 21.

Hace 25 años fue el código de barras, hoy se nos presenta la oportunidad de emigrar a un formato que simplifica tareas como ahorro en costos de papel, impresiones, resguardo, almacenamiento, envío, además de que se disminuye el margen de errores en captura y generación.

Consejos básicos

• Tramitar de manera inmediata la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) en cualquier oficina del SAT, no tiene ningún costo y es requerida para cualquiera de los trámites relacionados con el CFD
• Existen 2 soluciones: Con infraestructura propia o con infraestructura compartida. Hay que entenderlas antes de aplicarlas. Algunas empresas como Tralix cuentan con ambas soluciones
• En caso de contar con área de sistemas se recomiendan soluciones con infraestructura propia, es decir, comprar o rentar una solución en casa. De lo contrario buscar una solución hospedada en un lugar seguro
• En caso de escoger una solución con infraestructura propia, hacerlo de manera dedicada, es decir, utilizar el servidor donde viva la solución sólo para ese fin, no compartirlo con otra solución
• Sólo seleccionar soluciones que hayan sido revisadas y avaladas por la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE) o por el SAT, no es necesario que sean revisadas por ambas, ya que son soluciones distintas. Dentro de las páginas de cada una de estas entidades cuentan con listas de soluciones revisadas. Las páginas son: www.sat.gob.mx y amece.org.mx
• En caso de ser una micro empresa con volúmenes de facturación (número de facturas por mes) muy pequeños, existen soluciones viables de manera gratuita o muy económicos como www.misfacturas.net



Fuente: www.mundoejecutivo.com.mx / Empresas y Empresarios (Por Enrique Gómez) El autor es Director de Ventas de Canales de Tralix