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El próximo 1 de julio, entrará en vigor el nuevo formato de factura electrónica denominado por el Servicio de Administración Tributaria como 2.2, para los usuarios del esquema Comprobante Fiscal Digital (CFD), y 3.2 para los usuarios del CFDI (con timbrado);

por lo que las empresas que emitan o reciban comprobantes fiscales digitales con el formato anterior, a partir de esta fecha estarán generando documentos sin validez para su deducción contable y sin poder acreditar el IVA correspondiente.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), del 2005 al 2012 se han registrado más de 563,000 contribuyentes que han adoptado algún esquema de emisión de comprobantes digitales, de los cuales 542,000 son micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes).

Sin embargo, esto no es lo único a lo que tanto emisores como receptores se tienen que poner al corriente. También está el tema de las facturas sin validar.

El mismo SAT reportó que de enero del 2005 a enero del 2012 se generaron 3,036 millones 990,202 Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), 142 millones 209,427 bajo el esquema de CFDI.

Sin embargo, las personas que ya adoptaron alguno de estos modelos continúan cometiendo errores al momento de expedir los comprobantes, entre los que desatacan: la generación de facturas con folios o series no autorizados, la omisión del RFC en el archivo digital y del desglose de impuestos retenidos.

La mayor parte de la gente que descubre comprobantes no autorizados ya sea por clonación o por errores es por la declaración anual. Al hacer su trámite para devolución se dan cuenta que tienen comprobantes que no están dados de alta ante la autoridad fiscal.

José Luis Morales, director general de Control 2000, resaltó la importancia de contar con herramientas que eviten contratiempos por facturas clonadas mediante una validación rápida, fácil y segura para posteriormente hacer un adecuado cálculo de impuestos.

Hay gente que hace un comprobante digital de manera incorrecta o por ahorrar dinero adopta un proveedor sin certificación por el SAT por lo que se incurre en elaborar e-facturas “pirata”. El SAT tiene la lista de proveedores certificados.

“En el país circulan alrededor del 30% del total de comprobantes clonados por distintas causas, estimado propio, estimó Penélope Castro, especialista en temas fiscales.

“La gente tiene mucho arraigo al papel; cuando nace la factura electrónica, la gente no le hace caso al archivo y prefiere imprimir y archivar los documentos de esta manera”, explicó la también analista de la firma Control 2000.

Autora de diversos libros en temas de impuestos y deducciones, Castro detalló que se han detectado casos donde se editan los archivos en PDF y cambian la cantidad, el nombre o RFC.

“Se ve bonito el archivo, se imprime y la gente cree que es auténtico y válido ante la autoridad fiscal”, lamentó.

Por lo mismo que es algo que no le entiende y no puede manipular, lo hace algún lado. Se ha empezado a detectar es gente que se percató que el PDF se puede editar y entonces lo que hacen es abrir el PDF y le cambian el nombre o cantidad, te la vuelven a imprimir y se ve impecable.

Al tener un comprobante, los proveedores tienen la obligación de mandar inmediatamente la copia al SAT. Cuando recibimos un comprobante lo metemos al SAT para validar el CFDI y sus 32 dígitos.

Penélope Castro relató que comúnmente quieren manipulan las impresiones generalmente no son los contadores, sino personal del área de compras o empleados que reciben viáticos.

Otros, destacó, toman un certificado digital aprobado por el SAT, un número válido y con eso hacen una factura. Si pides el archivo, generalmente te dan un PDF y como no se valida, resulta que el certificado es de otra empresa o el folio de otro contribuyente.

“Lo que no te dicen es que es de otra empresa porque el certificado sí aparece; lo que puede resultar grave para una persona o empresa involucrada”, alertó la especialista.

Soluciones a la vista

Todo lo anterior se resolvería con un visualizador de XML. Con ello, se carga el archivo y se verifica como si fuera la representación impresa.

“Cuando vamos a comprar a un establecimiento, lo que te dan en caja es una representación impresa. Deberíamos exigir que se nos enviara el archivo vía correo electrónico. Pero es muy engorroso. Las opciones son: Una es físicamente, otra es e-mail y la otra es, la más común, que en las páginas cuelgan el archivo para descargar”, indicó Penélope Castro.

Es importante tener el XML porque ese puede ser editado, abierto, pero dentro de ese archivo hay un sello digital que no puede ser alterado. Con el visualizador se detecta cuándo ha sido editado o no corresponden los datos. Si no puedes abrir el archivo es porque está dañado o porque se manipuló.

“Desafortunadamente la ley no obliga a validar el comprobante. Si recibes un comprobante digital si quieres lo puedes verificar o no. Del 100% de contribuyentes, el 30% está verificando, el 70% no, pues sería una carga o trabajo adicional”, estimó la especialista fiscal.

Si llega el SAT a hacer una revisión y detecta que uno de los comprobantes es recibidos es apócrifo, el receptor puede incluso ir a la cárcel.

Tips para no caer en la trampa

1. Conseguir un visualizador de XML gratuito que se consigue en internet. Es como un programa que se descarga y se cargan los archivos a revisar. El problema es que si quieres hacer el análisis de todas las facturas es muy engorroso.

2. Comprar un validador. El SAT tiene un validador gratuito, pero sólo sirve para efectos fiscales, no comerciales. Sirve para proveedores para empresas robustas. Hay algunos que pueden costar hasta 25,000 dólares.

3. Adquirir un visualizador y validador al mismo tiempo (Control 2000 lo ofrece) y administra las compras. Ideal para Pymes y personas con actividad profesional o profesionistas. Cuesta 1,400 pesos en total.

4. Al salir de viaje pagar los servicios o consumos con dinero plástico. De esta manera, si el comprobante no llega, se pueden hacer deducciones con el estado de cuenta o el comprobante bancario correspondiente. Recuerda que los estados de cuenta ya incluyen el RFC de los que cobraron por servicio.

Fuente: www.mundoejecutivo.mx En Twitter: @Arturo_ME ARTURO JIMÉNEZ